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(Frage) beantwortet  | | Datum: | 17:25 Do 21.01.2010 | | Autor: | alexone1 |
| Aufgabe | Kurzbericht
Einleitung
In unserer Immobilienfirma haben wir viele verschiedene Häuser, Wohnungen und Baulandparzellen, welche wir für Dritte zum Verkauf anbieten. Hinter jedem Verkauf steht jeweils auch ein grosser administrativer Aufwand und das bedeutet in der Regel auch viele Unterlagen. Diese Unterlagen legen wir bei uns im Büro in Hängemappen ab. In unserer Registratur findet man alle Objekte, wel-che jetzt oder in naher Zukunft zum Verkauf stehen nach der Ortschaft geordnet. In den Hänge-mappen findet man Verträge, Pläne, Briefe im Zusammenhang mit dem Objekt, Berichterstattungen, Bilder, die Verkaufsdokumentation u. a.
Hauptteil
Ich erhalte den Maklervertrag, in dem unsere Dienstleistung mit dem Eigentümer der Liegenschaft vereinbart ist. Ich hole die 2 Checklisten „Leitblatt für Dossier“ und “Unterlagen für Erstellung Ver-kaufsdokumentation“. Auf dem „Leitblatt für Dossier“ kann ich jedem einzelnen Schritt sehen und fort-laufend abhacken. Ich schreibe eine Hängemappe mit Ort, Adresse und Kostenstelle (unsere interne Erkennungsnummer für Liegenschaften) an. Ich unterteile sie, indem ich verschiedene farbige Map-pen entsprechend anschreibe, in die Rubriken: Amtliches (rot), Inserate (blau), Diverses (gelb), Kor-respondenz (grün), sowie Berichte (rosa).
Jetzt informiere ich den zuständigen Makler, welche ich unserem Kontoplan finde, auf dem alle ak-tuellen Liegenschaften mit dem zuständigen Verkäufer augelistet sind und bespreche mit ihm allfäl-lige Besonderheiten.
Ich nehme nun die Checkliste “Unterlagen für Erstellung Verkaufsdokumentation“ zur Hand. Dort sehe ich welche Unterlagen wir unbedingt benötigen für den Verkauf (siehe Anhang). Den Grund-buchauszug sowie die Gebäudeversicherungspolice kann ich nach Absprache mit dem Makler be-stellen, sofern sie nicht bereits vorhanden sind. Bei diesen beiden Dokumenten ist auch wichtig, dass sie relativ neu sind (nicht älter als 2-3 Jahre). Falls Grundrisspläne nicht vorhanden sind, kümmert sich in der Regel der zuständige Verkäufer darum und bei fehlendem Situationsplan kann ich eine Notiz an unser firmeninternes Zeichnerbüro machen.
Nun öffne ich unsere Datenbank „Cobra“ und erstelle dort einen neuen Eintrag für das Objekt selber. Ich trage auf der ersten Eingabemaske als Namen die Kostenstelle und die Adresse ein und füge das Stichwort „Objekt“ hinzu. Im Registerblatt „Objektbeschrieb“ kann ich den Datenbankeintrag mit der Kostenstelle, der Objektart, der Region, dem Preis, dem Betreuer, dem Status, dem Schätzungspreis, dem Grundbucheintrag und einer Bemerkung vervollständigen. Ich trage einfach alles ein, was ich weiss.
Anschliessend mache ich einen weiteren Eintrag für den Auftraggeber. Wir möchte schliesslich in ständigem Kontakt mit dem Eigentümer der Liegenschaft sein. Ich suche zuerst ob er bereits einge-tragen ist. Wenn ja, ergänze ich den Eintrag mit Informationen, die ich zusätzlich noch habe. Wenn ich ihn nicht finden kann, mache ich einen neuen Eintrag und trage alles ein. In beiden Fällen über-prüfe ich die Adresse mit dem Telefonbuchprogramm „Twixtel“ und gebe dem Eintrag das Stichwort“ Verkäufer“. Am Schluss verknüpfe ich den Auftraggeber und das Objekt selber. Damit wird beim Datensatz der Person „Ist Verkäufer von (Objekt XX)“ angezeigt und beim Datensatz der Liegen-schaft sehe ich „Hat als Verkäufer (Name und Adresse)“.
Zur Strukturierung auf unserem Computernetzwerk erstelle ich im Netzwerklaufwerk S im Ordner „Objekte“ einen Unterordner den ich nach der dazugehörigen Kotenstelle benenne. Die Struktur für den Ordner finde ich im „Ordner Objekte“, der sich ebenfalls auf unserem Netzwerk befinden. Ich kopiere diese Struktur einfach und füge sie beim Objekt ein.
Damit unsere Makler den Auftraggebern regelmässige Berichte über den Stand des Verkaufes er-halten mache ich ihnen eine objektspezifische Vorlage. Ich öffne dafür mit dem Word die Berichtvor-lage und fülle dort aus von wem das Mandat ist und wie dessen Adresse und Telefonnummer lautet, wann der Maklervertrag unterschrieben wurde, welche Liegenschaftsnummer und Adresse das Ob-jekt hat und welcher Makler firmenintern dafür zuständig ist. Zusätzlich füge ich unten das mit dem Auftraggeber vereinbarte Budget für Inserate ein. Ich überprüfe ob es sich um eine Erbengemein-schaft handelt, denn in diesem Fall müsste klar sein wer die Ansprechsperson ist und evtl. müsste eine Kopie an gewisse Erben verschickt werden und dies müsste ebenfalls in der Vorlage ersichtlich sein.
Da der Unterordner für das Objekt auf unserem Netzwerk erst seit kurzem besteht kann ich davon ausgehen, dass im Vorfeld bereits Dokumente auf in anderen Unterordnern gespeichert wurden. Dazu zählt in der Regel der Maklervertrag und allfällige Korrespondenz. Ich suche diese Dokumente und ziehe sie ebenfalls in den Objektordner, damit alles am gleichen Ort gespeichert ist.
Dieser Prozess beginnt mit dem Erhalt eines unterschriebenen Maklervertrages. Da wir in der Im-mobilienbranche unsere Dienstleistungen in einem Vertrag festhalten möchten, haben wir einen sogenannten Maklervertrag in dem die wichtigsten Punkte zur Dienstleistung festgehalten sind.
Nebst unserem Kontoplan, auf dem aktuelle Liegenschaften zu finden sind, gibt es auch eine Konto-liste auf dem alle je von uns in den Verkauf genommenen bzw. zurückgezogenen Objekte aufgelistet sind. Darin trage ich auch dieses Objekt ein. Wichtig sind Kostenstelle, Adresse und Preis vom Maklervertrag.
Damit unsere Inserate in Zeitungen richtig abgerechnet werden können informiere ich Publicitas mit einem Mail über den Kauf und bitte sie das Objekt mit Kostenstelle, Adresse und zuständigem Makler zu erfassen. In My Publicitas wird es dann erfasst und unsere Marketing abteilung kann damit arbeiten.
Als letzter Schritt informieren wir die Nachbarn über den Verkauf. Damit wissen diese, dass in Zu-kunft Besichtigungen stattfinden werden und evtl. werden sie selber zu einem Verkauf ihrer Liegen-schaft angeregt. Zusätzlich senden wir dem Eigentümer der Liegenschaft eine Kopie dieses Nach-barschaftsbriefes. Ich drucke einen Situationsplan vom Geoinformations-Portal „ThurGIS“ aus und vergleiche die Eigentümerinformation mit den Einträgen im Telefonbuch (Twixtel). Ich schreibe den Bewohnern und allenfalls auch Eigentümern, welche nicht in der Nachbarliegenschaft selber woh-nen, sofern sie nicht besonders weit weg sind. Ich gebe die Liste der Adresse dem zustädigen Makler und frage ob sie so gut ist. Nach der Korrektur der Briefe durch das Sekretariat gebe ich sie dem Verkäufer zur Unterschrift und schicke die Briefe ab. Eine Kopie lege ich in unsere Hängemappe ab. Jetzt ordne ich lege ich alle anderen Briefe, Verträge etc. welche ich noch in einer seperaten Mappe habe in den entsprechenden Untermappen ab. Und schliesslich kann ich das Hängemäppli in der Registratur ablegen.
Schlusswort
Am Anfang habe ich nur mit diesen Hängemappen selber gearbeitet, habe sie aber selber noch nicht erstellt. Es war spannend zu sehen, wie so eine Mappe zu Stande kommt. Ich finde es sehr gut, dass wir mit Checklisten arbeiten, damit auch wirklich nichts vergessen geht. Der Prozess ist sehr wichtig in der Firma, da bei so vielen Unterlagen und Dokumenten eine klar strukturierte Ordnung sehr wichtig ist.
1. Unterlagen gut sortieren und richtig ablegen
Vor allem am Anfang legte ich Dinge immer wieder falsch ab. Es gibt einige Dokumenten, bei denen das Mäppchen eindeutig ist in das es kommt. Andere hingegen sind schwerer einer Rubrik zuzuordnen. Ich begann dann mir aufzuschreiben wo gewisse Dokumente hinkamen.
Schlussfolgerung: Beim letzten Schritt des Prozesses, dem Ablegen ist es wichtig die Unterlagen der richtigen Rubrik zuzuordnen. Zur Erleichterung sollte man sich am besten die Dokumente aufschreiben, bei welchen es nicht eindeutig ist wo sie hinkommen. Bei Unklarheiten sollte man direkt die Vorgesetzten fragen und nicht warten bis diese kommen und sagen, man habe es falsch abgelegt.
2. Zeit richtig einteilen
Da man bei diesem Prozess oft mit dem Makler zusammenarbeitet, ist es wichtig sich auf seine Agenda einzustimmen. Gerade wenn es um die Bestellung von fehlenden Unterlagen geht oder um die Überprüfung bzw. Unterzeichnung der Nachbarschaftsbriefe. Da ich jeweils in der Schule bin und die Makler oft unterwegs sind oder von ihrem Büro zuhause arbeiten, muss ich schauen wann ich diese Arbeiten erledigen soll. Am Anfang passierte es mir oft, dass ich sehr lange warten musste, bis ich Unterlagen bestellen oder die Nachbarnbriefe verschicken konnte. Mit der Zeit habe ich mehr auf deren Anwesenheit geachtet und konnte den Prozess schneller fertigstellen.
Schlussfolgerung: Zeitplanung ist sehr wichtig! Wenn man mit dem Prozess beginnt, sollte man unbedingt die Anwesenheit des Maklers beachten. Wenn ich das nicht beachte, liegt das Dossier sehr lange unvollständig herum und ich muss immer dran denken. Wenn ich es gezielt mache, dann kann ich es meistens schneller fertigstellen.
3. Überprüfung am Schluss und Selbstkontrolle
Da wir beim Prozess mit Checklisten arbeiten besteht die Gefahr, dass man nur das liest und den Schritt schnell ausführt. Und erst im Nachhinein bemerkt man, dass man einen Teil vergessen hat. Eigentlich mache ich bei jeder neuen Aufgabe einen Beschrieb. Auch hier habe ich einen gemacht in dem wirklich jeder Einzelschritt und alles steht. Da ich einige Teilschritte manchmal vergass musste ich wieder vermehrt diesen genauen Beschrieb hervornehmen und schauen ob ich wirklich alles gemacht habe.
Schlussfolgerung: Wichtig ist, dass man am Schluss mit einer genauen Beschreibung überprüft, ob man alles hat. Denn oft besteht die Gefahr, etwas zu vergessen wenn man nur grob die Checkliste anschaut.
Journal:
Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt hoch
weil ich von Anfang an gut vorwärts kam und deshalb sehr gut auf die Arbeit eingestimmt war. Beim Flussdiagramm war die Motivation etwas tiefer, weil dort die Erstellung etwas mühsam ist. Insgesamt kann ich allerdings sagen, dass ich gut motiviert war.
Das Erlernen des Prozesses war für mich einfach
weil die Schritte grundsätzlich sehr einfach sind. Man muss einfach schauen, dass man nicht vergisst und auch keine Fehler in den Details macht. Das waren sozusagen die Herausforderungen beim Erlernen des Prozesses.
Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich zufrieden Ich kann wirklich sagen, dass es eine gute Arbeit wurde. Die Gestaltung des Dokuments entspricht genau meinen Vorstellungen und auch beim Flussdiagramm kann ich sagen, dass ich es wirklich so umsetzen konnte wie es in meinem Kopf war.
Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen, weil ich natürlich immer wieder Punkte im Nachhinein sehe, die in Sachen Arbeitstechnik besser gewesen wären. Es ist immer gut sich selber noch etwas zu verbessern und sich selber hohe Ansprüche zu stellen und dazu gehört auch, dass man Erfahrungen berücksichtigt.
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Hallo zusammen
Muss für meinen Ausbildungsbetrieb eie Arbeit schreiben. Könnt Ihr sie bitte auf Rechtschreibe- und Grammatikfehler überprüfen?
Vielen Dank!
Ich habe diese Frage in keinem Forum auf anderen Internetseiten gestellt.
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| Status: |
(Antwort) fertig  | | Datum: | 20:08 Do 21.01.2010 | | Autor: | mmhkt |
Guten Abend,
sind ja nur ein paar Zeilen... 
Für den Anfang einige Hinweise:
> Kurzbericht
> Einleitung
> In unserer Immobilienfirma haben wir viele verschiedene
> Häuser, Wohnungen und Baulandparzellen, welche wir für
> Dritte zum Verkauf anbieten. Hinter jedem Verkauf steht
> jeweils auch ein grosser administrativer Aufwand und das
> bedeutet in der Regel auch viele Unterlagen. Diese
> Unterlagen legen wir bei uns im Büro in Hängemappen ab.
> In unserer Registratur findet man alle Objekte, welche
> jetzt oder in naher Zukunft zum Verkauf stehen nach der
> Ortschaft geordnet. (hier könntest Du auch [...]nach Ortschaften/Ortsnamen geordnet." schreiben) In den Hängemappen findet man
> Verträge, Pläne, Briefe im Zusammenhang mit dem Objekt,
> Berichterstattungen, Bilder, die Verkaufsdokumentation u.
> a.
> Hauptteil
> Ich erhalte den Maklervertrag, in dem unsere
> Dienstleistung mit dem Eigentümer der Liegenschaft
> vereinbart ist. Ich hole die 2 Checklisten „Leitblatt
> für Dossier“ und “Unterlagen für Erstellung
> Verkaufsdokumentation“. Auf dem „Leitblatt für
> Dossier“ kann ich jeden einzelnen Schritt sehen und
> fortlaufend abhacken. ("abhaken" - da kommt ein Haken dran. "abhacken" wäre etwas mit einem Beil oder einer Axt abschlagen/abtrennen!) Ich schreibe eine Hängemappe mit
> Ort, Adresse und Kostenstelle (unsere interne
> Erkennungsnummer für Liegenschaften) an. Ich unterteile
> sie, indem ich verschiedene farbige Mappen entsprechend
> anschreibe, (mir scheint, Du "beschriftest" die Mappen - es sei denn, in der Schweiz ist "anschreiben" der dafür übliche Ausdruck) in die Rubriken: Amtliches (rot), Inserate
> (blau), Diverses (gelb), Korrespondenz (grün) sowie (vor "sowie" kein Komma, das ist ein Verbindungswort)
> Berichte (rosa).
> Jetzt informiere ich den zuständigen Makler, welchen ich in
> unserem Kontoplan finde, auf (m.E. passte hier "in" besser als "auf") dem alle aktuellen
> Liegenschaften mit dem zuständigen Verkäufer augelistet
> sind und bespreche mit ihm allfällige Besonderheiten.
> Ich nehme nun die Checkliste “Unterlagen für Erstellung
> Verkaufsdokumentation“ zur Hand. Dort sehe ich welche
> Unterlagen wir unbedingt benötigen (setze "benötigen" besser hinter "Verkauf") für den Verkauf (siehe
> Anhang). Den Grundbuchauszug sowie die
> Gebäudeversicherungspolice kann ich nach Absprache mit dem
> Makler bestellen, sofern sie nicht bereits vorhanden sind.
> Bei diesen beiden Dokumenten ist auch wichtig, dass sie
> relativ neu sind (nicht älter als 2-3 Jahre). Falls
> Grundrisspläne nicht vorhanden sind, kümmert sich in der
> Regel der zuständige Verkäufer darum und bei fehlendem
> Situationsplan (dieser Begriff ist mir nicht so geläufig, was aber nicht heißt, dass er nicht korrekt wäre - gehe ich recht in der Annhame, dass es ein "Lageplan" ist?) kann ich eine Notiz an (m.E. passte hier "für" besser) unser firmeninternes
> Zeichnerbüro machen. (alternativ: "schreiben")
> Nun öffne ich unsere Datenbank „Cobra“ und erstelle
> dort einen neuen Eintrag für das Objekt selber. (alternativ: "selbst") Ich trage
> auf der ersten Eingabemaske als Namen die Kostenstelle und
> die Adresse ein und füge das Stichwort „Objekt“ hinzu.
> Im Registerblatt „Objektbeschrieb“ kann ich den
> Datenbankeintrag mit der Kostenstelle, der Objektart, der
> Region, dem Preis, dem Betreuer, dem Status, dem
> Schätzungspreis, dem Grundbucheintrag und einer Bemerkung
> vervollständigen. Ich trage einfach alles ein, was ich
> weiss.
> Anschliessend mache ich einen weiteren Eintrag für den
> Auftraggeber. Wir möchte schliesslich in ständigem
> Kontakt mit dem Eigentümer der Liegenschaft sein. Ich
> suche zuerst ob er bereits eingetragen ist. Wenn ja,
> ergänze ich den Eintrag mit Informationen, die ich
> zusätzlich noch habe. Wenn ich ihn nicht finden kann,
> mache ich einen neuen Eintrag und trage alles ein. In
> beiden Fällen überprüfe ich die Adresse mit dem
> Telefonbuchprogramm „Twixtel“ und gebe dem Eintrag das
> Stichwort“ Verkäufer“. Am Schluss verknüpfe ich den
> Auftraggeber und das Objekt selber. Damit wird beim
> Datensatz der Person „Ist Verkäufer von (Objekt XX)“
> angezeigt und beim Datensatz der Liegenschaft sehe ich
> „Hat als Verkäufer (Name und Adresse)“.
> Zur Strukturierung auf unserem Computernetzwerk erstelle
> ich im Netzwerklaufwerk S im Ordner „Objekte“ einen
> Unterordner den ich nach der dazugehörigen Kostenstelle
> benenne. Die Struktur für den Ordner finde ich im
> „Ordner Objekte“, der sich ebenfalls auf unserem
> Netzwerk befindet. Ich kopiere diese Struktur einfach und
> füge sie beim Objekt ein.
> Damit unsere Makler den Auftraggebern regelmässige
> Berichte über den Stand des Verkaufes erhalten (die Makler "geben" den Auftraggebern Berichte - die Auftraggeber "erhalten" die Berichte von den Maklern. Da Du die Makler als "aktiv Handelnde" voranstellst, müsste hier "geben" verwendet werden.) Du ("Du" ? - meinst Du "dann"?) mache ich
> ihnen eine objektspezifische Vorlage. Ich öffne dafür mit
> dem Word ("dem" kannst Du weglassen, stattdessen entweder: "mit Word" oder "mit dem Programm Word / Microsoft Word") die Berichtvorlage und fülle dort aus von wem
> das Mandat ist und wie dessen Adresse und Telefonnummer
> lautet, wann der Maklervertrag unterschrieben wurde, welche
> Liegenschaftsnummer und Adresse das Objekt hat und welcher
> Makler firmenintern dafür zuständig ist. Zusätzlich
> füge ich unten das mit dem Auftraggeber vereinbarte Budget
> für Inserate ein. Ich überprüfe ob es sich um eine
> Erbengemeinschaft handelt, denn in diesem Fall müsste
> klar sein wer die Ansprechsperson ist und evtl. müsste
> eine Kopie an gewisse Erben verschickt werden und dies
> müsste ebenfalls in der Vorlage ersichtlich sein.
> Da der Unterordner für das Objekt auf unserem Netzwerk
> erst seit kurzem besteht kann ich davon ausgehen, dass im
> Vorfeld bereits Dokumente auf (meinst Du "auch"?)in anderen Unterordnern
> gespeichert wurden. Dazu zählt in der Regel der
> Maklervertrag und allfällige Korrespondenz. Ich suche
> diese Dokumente und ziehe sie ebenfalls in den
> Objektordner, damit alles am gleichen Ort gespeichert ist.
> Dieser Prozess beginnt mit dem Erhalt eines
> unterschriebenen Maklervertrages. Da wir in der
> Immobilienbranche unsere Dienstleistungen in einem Vertrag
> festhalten möchten, haben wir einen sogenannten
> Maklervertrag in dem die wichtigsten Punkte zur
> Dienstleistung festgehalten sind.
> Nebst unserem Kontoplan, auf dem aktuelle Liegenschaften zu
> finden sind, gibt es auch eine Kontoliste auf (alternativ "in") der alle je
> von uns in den Verkauf genommenen bzw. zurückgezogenen
> Objekte aufgelistet (alternativ "aufgeführt" - dann hättest Du zweimal "liste/gelistet" hintereinander vermieden) sind. Darin trage ich auch dieses
> Objekt ein. Wichtig sind Kostenstelle, Adresse und Preis
> vom Maklervertrag. (besser "[...]des Maklervertrages")
> Damit unsere Inserate in Zeitungen richtig abgerechnet
> werden können informiere ich Publicitas mit einem (alternativ "einer E-Mail") Mail
> über den Kauf und bitte sie das Objekt mit Kostenstelle,
> Adresse und zuständigem Makler zu erfassen. In My
> Publicitas wird es dann erfasst und unsere Marketing
> abteilung kann damit arbeiten.
> Als letzten Schritt informieren wir die Nachbarn über den
> Verkauf. Damit wissen diese, dass in Zukunft
> Besichtigungen stattfinden werden und evtl. werden sie
> selber zu einem Verkauf ihrer Liegenschaft angeregt.
> Zusätzlich senden wir dem Eigentümer der Liegenschaft
> eine Kopie dieses Nachbarschaftsbriefes. Ich drucke einen
> Situationsplan vom Geoinformations-Portal „ThurGIS“ aus
> und vergleiche die Eigentümerinformation mit den
> Einträgen im Telefonbuch (Twixtel). Ich schreibe den
> Bewohnern und allenfalls ("allenfalls" bedeutet doch "höchstens" - ist das auch so gemeint?)auch Eigentümern, welche nicht in
> der Nachbarliegenschaft selber wohnen, sofern sie nicht
> besonders weit weg sind. Ich gebe die Liste der Adressen dem
> zustädigen Makler und frage ob sie so gut ist. Nach der
> Korrektur der Briefe durch das Sekretariat gebe ich sie dem
> Verkäufer zur Unterschrift und schicke die Briefe ab. Eine
> Kopie lege ich in unsere Hängemappe ab. Jetzt ordne ich (hier ist ein Bruch im Satz, da fehlt die Verbindung zum folgenden Satzteil)
> lege ich alle anderen Briefe, Verträge etc. welche ich
> noch in einer seperaten Mappe habe in den entsprechenden
> Untermappen ab. Und schliesslich kann ich das Hängemäppli (na, ob das so gut gefüllte Ding noch als "Mäppli" durchgeht... )
> in der Registratur ablegen.
> Schlusswort
> Am Anfang habe ich nur mit diesen Hängemappen selber
> gearbeitet, habe sie aber selber noch nicht erstellt. Es
> war spannend zu sehen, wie so eine Mappe zu Stande kommt.
> Ich finde es sehr gut, dass wir mit Checklisten arbeiten,
> damit auch wirklich nichts vergessen geht. (besser "wird") Der Prozess ist
> sehr wichtig in der Firma, da bei so vielen Unterlagen und
> Dokumenten eine klar strukturierte Ordnung sehr wichtig
> ist. (zweimal "sehr wichtig" hintereinander - das zweite könntest Du z.B. durch "von (grosser) Bedeutung" ersetzen)
>
> 1. Unterlagen gut sortieren und richtig ablegen
> Vor allem am Anfang legte ich Dinge immer wieder falsch ab.
> Es gibt einige Dokumenten, bei denen das Mäppchen
> eindeutig ist in das es kommt. ("in das es kommt" kann weggelassen werden. Dann ist die Aussage eindeutig, so klingt es holprig und der ein oder andere Leser erkennt erst beim zweiten Lesen den Sinn und Bezug der Aussage)Andere hingegen sind
> schwerer einer Rubrik zuzuordnen. Ich begann dann mir
> aufzuschreiben wo gewisse Dokumente hinkamen. (besser "hinkommen")
>
> Schlussfolgerung: Beim letzten Schritt des Prozesses, dem
> Ablegen ist es wichtig die Unterlagen der richtigen Rubrik
> zuzuordnen. Zur Erleichterung sollte man sich am besten die
> Dokumente aufschreiben, bei welchen es nicht eindeutig ist
> wo sie hinkommen. Bei Unklarheiten sollte man direkt die
> Vorgesetzten fragen und nicht warten bis diese kommen und
> sagen, man habe es falsch abgelegt.
>
> 2. Zeit richtig einteilen
> Da man bei diesem Prozess oft mit dem Makler
> zusammenarbeitet, ist es wichtig sich auf seine Agenda
> einzustimmen. Gerade wenn es um die Bestellung von
> fehlenden Unterlagen geht oder um die Überprüfung bzw.
> Unterzeichnung der Nachbarschaftsbriefe. Da ich jeweils in
> der Schule bin und die Makler oft unterwegs sind oder von
> ihrem Büro zuhause arbeiten, muss ich schauen wann ich
> diese Arbeiten erledigen soll. Am Anfang passierte es mir
> oft, dass ich sehr lange warten musste, bis ich Unterlagen
> bestellen oder die Nachbarnbriefe verschicken konnte. Mit
> der Zeit habe ich mehr auf deren Anwesenheit (ich weiss, es bezieht sich auf die Makler, aber die kommen weiter vorne im Satz vor, so wie es jetzt da steht, bezieht sich "deren" auf die "Nachbarnbriefe")geachtet und
> konnte den Prozess schneller fertigstellen.
>
> Schlussfolgerung: Zeitplanung ist sehr wichtig! Wenn man
> mit dem Prozess beginnt, sollte man unbedingt die
> Anwesenheit des Maklers beachten. Wenn ich das nicht
> beachte, liegt das Dossier sehr lange unvollständig herum
> und ich muss immer dran denken. Wenn ich es gezielt mache,
> dann kann ich es meistens schneller fertigstellen.
>
> 3. Überprüfung am Schluss und Selbstkontrolle
> Da wir beim Prozess mit Checklisten arbeiten besteht die
> Gefahr, dass man nur das liest und den Schritt schnell
> ausführt. Und erst im Nachhinein bemerkt man, dass man
> einen Teil vergessen hat. Eigentlich mache ich bei jeder
> neuen Aufgabe einen Beschrieb. Auch hier habe ich einen
> gemacht in dem wirklich jeder Einzelschritt und alles ("und alles" kannst Du weglassen, weil "jeder Einzelschritt" schon alles beinhaltet)
> steht. Da ich einige Teilschritte manchmal vergass musste
> ich wieder vermehrt diesen genauen Beschrieb hervornehmen
> und schauen ob ich wirklich alles gemacht habe.
>
> Schlussfolgerung: Wichtig ist, dass man am Schluss mit
> einer genauen Beschreibung überprüft, ob man alles hat.
> Denn oft besteht die Gefahr, etwas zu vergessen wenn man
> nur grob die Checkliste anschaut.
>
> Journal:
>
> Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt
> hoch
> weil ich von Anfang an gut vorwärts kam und deshalb sehr
> gut auf die Arbeit eingestimmt war. Beim Flussdiagramm war
> die Motivation etwas tiefer, weil dort die Erstellung etwas
> mühsam ist. Insgesamt kann ich allerdings sagen, dass ich
> gut motiviert war.
>
> Das Erlernen des Prozesses war für mich einfach
> weil die Schritte grundsätzlich sehr einfach sind. Man
> muss einfach schauen, dass man nicht[b]s[/s] vergisst und auch
> keine Fehler in den Details macht. Das waren sozusagen die
> Herausforderungen beim Erlernen des Prozesses.
>
> Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich zufrieden. Ich kann
> wirklich sagen, dass es eine gute Arbeit wurde. Die
> Gestaltung des Dokuments entspricht genau meinen
> Vorstellungen und auch beim Flussdiagramm kann ich sagen,
> dass ich es wirklich so umsetzen konnte wie es in meinem
> Kopf war.
>
>
> Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses
> berücksichtige (besser: "profitiere") ich von meinen Erfahrungen, weil ich
> natürlich immer wieder Punkte im Nachhinein sehe, die in
> Sachen Arbeitstechnik besser gewesen wären. Es ist immer
> gut sich selber noch etwas zu verbessern und an sich selber
> hohe Ansprüche zu stellen und dazu gehört auch, dass man
> Erfahrungen berücksichtigt.
>
Soweit meine Anmerkungen und Vorschläge - ohne Anspruch auf Vollständigkeit.
Schönen Abend
mmhkt
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Hey,
ich hab mal in punkto tippfehler gelesen:
> Kurzbericht
> Einleitung
> In unserer Immobilienfirma haben wir viele verschiedene
> Häuser, Wohnungen und Baulandparzellen, welche wir für
> Dritte zum Verkauf anbieten. Hinter jedem Verkauf steht
> jeweils auch ein großer administrativer Aufwand und das
> bedeutet in der Regel auch viele Unterlagen. Diese
> Unterlagen legen wir bei uns im Büro in Hängemappen ab.
> In unserer Registratur findet man alle Objekte, wel-che
> jetzt oder in naher Zukunft zum Verkauf stehen nach der
> Ortschaft geordnet. In den Hänge-mappen findet man
> Verträge, Pläne, Briefe im Zusammenhang mit dem Objekt,
> Berichterstattungen, Bilder, die Verkaufsdokumentation u.
> a.
> Hauptteil
> Ich erhalte den Maklervertrag, in dem unsere
> Dienstleistung mit dem Eigentümer der Liegenschaft
> vereinbart ist. Ich hole die 2 Checklisten „Leitblatt
> für Dossier“ und “Unterlagen für Erstellung
> Ver-kaufsdokumentation“. Auf dem „Leitblatt für
> Dossier“ kann ich jedem einzelnen Schritt sehen und
> fort-laufend abhacken. Ich schreibe eine Hängemappe mit
> Ort, Adresse und Kostenstelle (unsere interne
> Erkennungsnummer für Liegenschaften) an. Ich unterteile
> sie, indem ich verschiedene farbige Map-pen entsprechend
> anschreibe, in die Rubriken: Amtliches (rot), Inserate
> (blau), Diverses (gelb), Kor-respondenz (grün), sowie
> Berichte (rosa).
> Jetzt informiere ich den zuständigen Makler, welche ich
> unserem Kontoplan finde, auf dem alle aktuellen
> Liegenschaften mit dem zuständigen Verkäufer aufgelistet
> sind und bespreche mit ihm allfällige Besonderheiten.
> Ich nehme nun die Checkliste “Unterlagen für Erstellung
> Verkaufsdokumentation“ zur Hand. Dort sehe ich welche
> Unterlagen wir unbedingt benötigen für den Verkauf (siehe
> Anhang). Den Grund-buchauszug sowie die
> Gebäudeversicherungspolice kann ich nach Absprache mit dem
> Makler be-stellen, sofern sie nicht bereits vorhanden sind.
> Bei diesen beiden Dokumenten ist auch wichtig, dass sie
> relativ neu sind (nicht älter als 2-3 Jahre). Falls
> Grundrisspläne nicht vorhanden sind, kümmert sich in der
> Regel der zuständige Verkäufer darum und bei fehlendem
> Situationsplan kann ich eine Notiz an unser firmeninternes
> Zeichnerbüro machen.
> Nun öffne ich unsere Datenbank „Cobra“ und erstelle
> dort einen neuen Eintrag für das Objekt selber. Ich trage
> auf der ersten Eingabemaske als Namen die Kostenstelle und
> die Adresse ein und füge das Stichwort „Objekt“ hinzu.
> Im Registerblatt „Objektbeschrieb“--> sicher, dass das so heißt?? kann ich den
> Datenbankeintrag mit der Kostenstelle, der Objektart, der
> Region, dem Preis, dem Betreuer, dem Status, dem
> Schätzungspreis, dem Grundbucheintrag und einer Bemerkung
> vervollständigen. Ich trage einfach alles ein, was ich
> weiß.
> Anschließendmache ich einen weiteren Eintrag für den
> Auftraggeber. Wir möchte schließlich in ständigem
> Kontakt mit dem Eigentümer der Liegenschaft sein. Ich
> suche zuerst ob er bereits einge-tragen ist. Wenn ja,
> ergänze ich den Eintrag mit Informationen, die ich
> zusätzlich noch habe. Wenn ich ihn nicht finden kann,
> mache ich einen neuen Eintrag und trage alles ein. In
> beiden Fällen über-prüfe ich die Adresse mit dem
> Telefonbuchprogramm „Twixtel“ und gebe dem Eintrag das
> Stichwort“ Verkäufer“. Am Schluss verknüpfe ich den
> Auftraggeber und das Objekt selber. Damit wird beim
> Datensatz der Person „Ist Verkäufer von (Objekt XX)“
> angezeigt und beim Datensatz der Liegen-schaft sehe ich
> „Hat als Verkäufer (Name und Adresse)“.
> Zur Strukturierung auf unserem Computernetzwerk erstelle
> ich im Netzwerklaufwerk S im Ordner „Objekte“ einen
> Unterordner den ich nach der dazugehörigen Kotenstelle
> benenne. Die Struktur für den Ordner finde ich im
> „Ordner Objekte“, der sich ebenfalls auf unserem
> Netzwerk befinden. Ich kopiere diese Struktur einfach und
> füge sie beim Objekt ein.
> Damit unsere Makler den Auftraggebern regelmäßige
> Berichte über den Stand des Verkaufes er-halten mache ich
> ihnen eine objektspezifische Vorlage. Ich öffne dafür mit
> dem Word die Berichtvor-lage und fülle dort aus von wem
> das Mandat ist und wie dessen Adresse und Telefonnummer
> lautet, wann der Maklervertrag unterschrieben wurde, welche
> Liegenschaftsnummer und Adresse das Ob-jekt hat und welcher
> Makler firmenintern dafür zuständig ist. Zusätzlich
> füge ich unten das mit dem Auftraggeber vereinbarte Budget
> für Inserate ein. Ich überprüfe ob es sich um eine
> Erbengemein-schaft handelt, denn in diesem Fall müsste
> klar sein wer die Ansprechperson ist und evtl. müsste
> eine Kopie an gewisse Erben verschickt werden und dies
> müsste ebenfalls in der Vorlage ersichtlich sein.
> Da der Unterordner für das Objekt auf unserem Netzwerk
> erst seit kurzem besteht kann ich davon ausgehen, dass im
> Vorfeld bereits Dokumente auf in anderen Unterordnern
> gespeichert wurden. Dazu zählt in der Regel der
> Maklervertrag und allfällige Korrespondenz. Ich suche
> diese Dokumente und ziehe sie ebenfalls in den
> Objektordner, damit alles am gleichen Ort gespeichert ist.
> Dieser Prozess beginnt mit dem Erhalt eines
> unterschriebenen Maklervertrages. Da wir in der
> Im-mobilienbranche unsere Dienstleistungen in einem Vertrag
> festhalten möchten, haben wir einen sogenannten
> Maklervertrag in dem die wichtigsten Punkte zur
> Dienstleistung festgehalten sind.
> Nebst unserem Kontoplan, auf dem aktuelle Liegenschaften zu
> finden sind, gibt es auch eine Konto-liste auf dem alle je
> von uns in den Verkauf genommenen bzw. zurückgezogenen
> Objekte aufgelistet sind. Darin trage ich auch dieses
> Objekt ein. Wichtig sind Kostenstelle, Adresse und Preis
> vom Maklervertrag.
> Damit unsere Inserate in Zeitungen richtig abgerechnet
> werden können informiere ich Publicitas mit einem Mail
> über den Kauf und bitte sie das Objekt mit Kostenstelle,
> Adresse und zuständigem Makler zu erfassen. In My
> Publicitas wird es dann erfasst und unsere Marketingabteilung
> kann damit arbeiten.
> Als letzter Schritt informieren wir die Nachbarn über den
> Verkauf. Damit wissen diese, dass in Zu-kunft
> Besichtigungen stattfinden werden und evtl. werden sie
> selber zu einem Verkauf ihrer Liegen-schaft angeregt.
> Zusätzlich senden wir dem Eigentümer der Liegenschaft
> eine Kopie dieses Nach-barschaftsbriefes. Ich drucke einen
> Situationsplan vom Geoinformations-Portal „ThurGIS“ aus
> und vergleiche die Eigentümerinformation mit den
> Einträgen im Telefonbuch (Twixtel). Ich schreibe den
> Bewohnern und allenfalls auch Eigentümern, welche nicht in
> der Nachbarliegenschaft selber woh-nen, sofern sie nicht
> besonders weit weg sind. Ich gebe die Liste der Adresse dem
> zuständigenMakler und frage ob sie so gut ist. Nach der
> Korrektur der Briefe durch das Sekretariat gebe ich sie dem
> Verkäufer zur Unterschrift und schicke die Briefe ab. Eine
> Kopie lege ich in unsere Hängemappe ab. Jetzt ordne ich
> lege ich alle anderen Briefe, Verträge etc. welche ich
> noch in einer separaten Mappe habe in den entsprechenden
> Untermappen ab. Und schliesslich kann ich das Hängemäppli--> sicher, dass du das so schreiben möchtest?? als verniedlichung??
> in der Registratur ablegen.
> Schlusswort
> Am Anfang habe ich nur mit diesen Hängemappen selber
> gearbeitet, habe sie aber selber noch nicht erstellt. Es
> war spannend zu sehen, wie so eine Mappe zu Stande kommt.
> Ich finde es sehr gut, dass wir mit Checklisten arbeiten,
> damit auch wirklich nichts vergessen geht. Der Prozess ist
> sehr wichtig in der Firma, da bei so vielen Unterlagen und
> Dokumenten eine klar strukturierte Ordnung sehr wichtig
> ist.
>
> 1. Unterlagen gut sortieren und richtig ablegen
> Vor allem am Anfang legte ich Dinge immer wieder falsch ab.
> Es gibt einige Dokumenten, bei denen das Mäppchen
> eindeutig ist in das es kommt. Andere hingegen sind
> schwerer einer Rubrik zuzuordnen. Ich begann dann mir
> aufzuschreiben wo gewisse Dokumente hinkamen.
>
> Schlussfolgerung: Beim letzten Schritt des Prozesses, dem
> Ablegen ist es wichtig die Unterlagen der richtigen Rubrik
> zuzuordnen. Zur Erleichterung sollte man sich am besten die
> Dokumente aufschreiben, bei welchen es nicht eindeutig ist
> wo sie hinkommen. Bei Unklarheiten sollte man direkt die
> Vorgesetzten fragen und nicht warten bis diese kommen und
> sagen, man habe es falsch abgelegt.
>
> 2. Zeit richtig einteilen
> Da man bei diesem Prozess oft mit dem Makler
> zusammenarbeitet, ist es wichtig sich auf seine Agenda
> einzustimmen. Gerade wenn es um die Bestellung von
> fehlenden Unterlagen geht oder um die Überprüfung bzw.
> Unterzeichnung der Nachbarschaftsbriefe. Da ich jeweils in
> der Schule bin und die Makler oft unterwegs sind oder von
> ihrem Büro zuhause arbeiten, muss ich schauen wann ich
> diese Arbeiten erledigen soll. Am Anfang passierte es mir
> oft, dass ich sehr lange warten musste, bis ich Unterlagen
> bestellen oder die Nachbarnbriefe verschicken konnte. Mit
> der Zeit habe ich mehr auf deren Anwesenheit geachtet und
> konnte den Prozess schneller fertig stellen.
>
> Schlussfolgerung: Zeitplanung ist sehr wichtig! Wenn man
> mit dem Prozess beginnt, sollte man unbedingt die
> Anwesenheit des Maklers beachten. Wenn ich das nicht
> beachte, liegt das Dossier sehr lange unvollständig herum
> und ich muss immer dran denken. Wenn ich es gezielt mache,
> dann kann ich es meistens schneller fertig stellen.
>
> 3. Überprüfung am Schluss und Selbstkontrolle
> Da wir beim Prozess mit Checklisten arbeiten besteht die
> Gefahr, dass man nur das liest und den Schritt schnell
> ausführt. Und erst im Nachhinein bemerkt man, dass man
> einen Teil vergessen hat. Eigentlich mache ich bei jeder
> neuen Aufgabe einen Beschrieb. Auch hier habe ich einen
> gemacht in dem wirklich jeder Einzelschritt und alles
> steht. Da ich einige Teilschritte manchmal vergas, musste
> ich wieder vermehrt diesen genauen Beschrieb hervornehmen
> und schauen ob ich wirklich alles gemacht habe.
>
> Schlussfolgerung: Wichtig ist, dass man am Schluss mit
> einer genauen Beschreibung überprüft, ob man alles hat.
> Denn oft besteht die Gefahr, etwas zu vergessen wenn man
> nur grob die Checkliste anschaut.
>
> Journal:
>
> Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt
> hoch
> weil ich von Anfang an gut vorwärts kam und deshalb sehr
> gut auf die Arbeit eingestimmt war. Beim Flussdiagramm war
> die Motivation etwas tiefer, weil dort die Erstellung etwas
> mühsam ist. Insgesamt kann ich allerdings sagen, dass ich
> gut motiviert war.
>
> Das Erlernen des Prozesses war für mich einfach
> weil die Schritte grundsätzlich sehr einfach sind. Man
> muss einfach schauen, dass man nicht vergisst und auch
> keine Fehler in den Details macht. Das waren sozusagen die
> Herausforderungen beim Erlernen des Prozesses.
>
> Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich zufrieden Ich kann
> wirklich sagen, dass es eine gute Arbeit wurde. Die
> Gestaltung des Dokuments entspricht genau meinen
> Vorstellungen und auch beim Flussdiagramm kann ich sagen,
> dass ich es wirklich so umsetzen konnte wie es in meinem
> Kopf war.
>
>
> Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses
> berücksichtige ich von meinen Erfahrungen, weil ich
> natürlich immer wieder Punkte im Nachhinein sehe, die in
> Sachen Arbeitstechnik besser gewesen wären. Es ist immer
> gut sich selber noch etwas zu verbessern und sich selber
> hohe Ansprüche zu stellen und dazu gehört auch, dass man
> Erfahrungen berücksichtigt.
>
>
>
> Hallo zusammen
> Muss für meinen Ausbildungsbetrieb eie Arbeit schreiben.
> Könnt Ihr sie bitte auf Rechtschreibe- und Grammatikfehler
> überprüfen?
>
> Vielen Dank!
>
> Ich habe diese Frage in keinem Forum auf anderen
> Internetseiten gestellt.
>
Weitere Anmerkungen hast du ja schon von mmhkt erhalten.
LG
pythagora
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